Qué dice la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el RDL 8/2019, obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
El registro se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores. La empresa debe conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Fuentes: Estatuto de los Trabajadores ↗ · Real Decreto-ley 8/2019 ↗
Quién está obligado
Todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin importar su tamaño ni su sector. La obligación no distingue por tipo de contrato:
- Jornada completa y tiempo parcial, también contratos temporales y fijos discontinuos.
- Teletrabajo: el art. 14 de la Ley 10/2021 exige que el registro refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral e incluya, entre otros, el inicio y el fin de la jornada.
- Equipos fuera de la oficina: obras, rutas, visitas a clientes o trabajo en campo. El registro se lleva igual, normalmente desde el móvil.
Un autónomo sin empleados no tiene que registrar su propia jornada: la obligación existe respecto de las personas trabajadoras que contrata.
Qué hay que registrar y en qué formato
La ley exige, como mínimo, la hora real de inicio y de fin de cada jornada, cada día y por persona. No impone un formato concreto: puede ser en papel, con un terminal o con una aplicación. Lo que importa es que el registro sea fiable, que refleje lo que realmente ocurrió y que no se pueda alterar después sin dejar rastro.
| Dato | ¿Obligatorio? | Por qué registrarlo |
|---|---|---|
| Hora de inicio y de fin | Sí (art. 34.9 ET) | Es el contenido mínimo que exige la ley. |
| Pausas no computables | No expresamente | Permite distinguir el tiempo de trabajo efectivo de la presencia, y evita que una pausa larga parezca jornada. |
| Horas extraordinarias | Sí (art. 35.5 ET) | La jornada se registra día a día y se totaliza en el periodo de pago, entregando copia del resumen con la nómina. |
| Correcciones | No expresamente | Si un fichaje se corrige, conservar el original y el motivo es lo que hace creíble el registro ante Inspección. |
Una hoja de cálculo que cualquiera puede editar sin dejar rastro es la forma más fácil de tener un registro que luego no sirve como prueba.
Fuente: Estatuto de los Trabajadores ↗
Qué suele revisar la Inspección de Trabajo
- Que el registro existe y cubre a toda la plantilla, todos los días.
- Que está disponible en el centro de trabajo o es accesible de inmediato, también para la propia persona trabajadora y sus representantes.
- Que refleja la jornada real y no un horario teórico copiado día tras día.
- Que las horas extra cuadran con lo registrado y con lo que aparece en nómina, y no superan el límite de 80 al año del art. 35.2 ET, salvo las excepciones legales.
- Que se conserva cuatro años.
Multas por no llevar el registro de jornada
No registrar la jornada, o hacerlo de forma que no cumple el art. 34.9 ET, es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS. Las infracciones graves se sancionan según su graduación:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 € a 1.500 € |
| Medio | 1.501 € a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € a 7.500 € |
Además de la multa, la falta de un registro fiable deja a la empresa sin forma de acreditar la jornada real si una persona trabajadora reclama horas extra.
Fuente: LISOS (RDLeg 5/2000) ↗
Cómo llevar el registro sin convertirlo en papeleo
- Elige cómo se fichaApp móvil, código QR o PIN en el centro, o web. Lo importante es que fichar cueste segundos, para que nadie lo deje para el final del día.
- Registra también las pausasAsí el informe distingue presencia y trabajo efectivo sin cálculos a mano.
- Corrige sin borrarLos olvidos se corrigen con un motivo, y el fichaje original se conserva.
- Exporta cada mesUn informe por persona con jornadas, pausas, ausencias y horas extra, listo para la nómina o para una inspección.
El control horario de Verintia funciona así, con ubicación opcional mediante geoperímetro para equipos que trabajan fuera de la oficina.